Pourquoi et comment passer à la téléphonie IP ?

Depuis des décennies, les téléphones fixes font partie intégrante des organisations. Qu'il s'agisse de communiquer avec les clients ou d'organiser des réunions internes, les communications téléphoniques sont essentielles aux activités de l'entreprise. Cependant, les téléphones fixes sont limités dans leur capacité à vous connecter où que vous soyez. Si les appareils mobiles ont permis de résoudre ce problème, ils n'en restent pas moins une solution coûteuse. Avec la voix sur protocole internet (VoIP), vous n'êtes plus lié aux réseaux traditionnels et vous pouvez passer et recevoir des appels en ligne de manière plus transparente. Grâce à cette technologie, les appels sont effectués via l'internet.

La VoIP vous permet de profiter des avantages des télécommunications mobiles. Parmi les avantages du passage des systèmes téléphoniques traditionnels à l'internet, citons la réduction des dépenses d'exploitation et d'investissement, ainsi que l'amélioration de la continuité et de la flexibilité de l'entreprise. Dans cet article, nous passerons en revue le concept de la VoIP et nous verrons comment passer à la VoIP pour en faire bénéficier votre entreprise, grâce à l'accompagnement de certaines société comme DSTNY.

9 raisons de passer à la VoIP

Comme nous l'avons établi, la VoIP est un service téléphonique qui utilise une connexion Internet pour passer et recevoir des appels, ce qui améliore votre capacité à communiquer en tant que propriétaire d'entreprise tout en réduisant les coûts et en améliorant l'efficacité. Si vous avez connu des coûts élevés avec les lignes téléphoniques traditionnelles ou si vous avez senti que la qualité de vos appels pouvait être améliorée, vous vous êtes probablement demandé : "Dois-je passer à la VoIP ?"

Voici les neuf principales raisons pour lesquelles votre entreprise devrait envisager la mise en place d'un système VoIP.

1. Des coûts réduits

L'une des principales raisons de passer à la VoIP est la réduction des coûts. Les systèmes téléphoniques traditionnels ont des coûts plus élevés associés aux appels longue distance et internationaux. Avec un système VoIP, vous bénéficiez de tarifs forfaitaires illimités pour les appels locaux et longue distance, et vous réduisez considérablement les dépenses d'exploitation et d'investissement en matière de télécommunications. L'abandon de l'infrastructure téléphonique coûteuse et des réglementations industrielles des compagnies de téléphone traditionnelles se traduit par une réduction des dépenses d'investissement (et des frais mensuels). Les coûts d'exploitation de la VoIP sont également nettement inférieurs à ceux des compagnies de téléphone classiques. Le passage au cloud transfère le service et l'assistance informatiques à votre fournisseur de VoIP, ce qui signifie que moins de ressources internes sont nécessaires pour maintenir les communications.

2. Valeur ajoutée

Le passage d'une ligne fixe traditionnelle à la VoIP apporte de nombreux avantages à valeur ajoutée, pour un coût faible ou nul. En utilisant une connexion Internet au lieu d'une connexion téléphonique, la VoIP élimine virtuellement les frais de longue distance, les déplacements, les ajouts et les changements d'employés, ainsi que les dépenses liées aux fonctions supplémentaires telles que la messagerie vocale, le renvoi d'appel, les conférences, les appels vidéo, la messagerie unifiée et bien d'autres. Fournir plus pour moins cher n'est qu'une autre des façons dont la voix sur IP réduit les coûts.

Avec la VoIP, vous pouvez accéder à des fonctions avancées telles que l'enregistrement des appels et la réception automatique, qui améliorent la productivité, augmentent l'efficacité et donnent à votre entreprise une image plus professionnelle.

3. Tout-en-un

La VoIP relie toutes les communications. Vos collègues et vos clients peuvent rester en contact avec vous grâce à un numéro professionnel unique. Ils ne se doutent pas que vous pourriez envoyer et recevoir des appels à l'aide d'un microphone ou d'un casque sur votre poste de travail ou accéder à des messages vocaux, les envoyer et les transférer par courrier électronique. Autre avantage : vous pouvez activer la VoIP pour qu'elle sonne simultanément sur plusieurs appareils, de sorte que vous ne manquiez aucun appel, où que vous soyez.

4. Intégration à d'autres applications

L'un des principaux avantages de la VoIP est sa capacité à s'intégrer aux applications que vous utilisez déjà. Qu'il s'agisse de Teams ou d'autres plateformes CRM, la possibilité d'intégrer la VoIP permet de rationaliser les communications au sein de votre organisation et d'améliorer l'efficacité globale.

5. La mobilité

La VoIP joue un rôle dans la transformation numérique vers un lieu de travail plus moderne et plus efficace. Grâce à la VoIP, votre numéro de téléphone vous suit partout où vous allez, ce qui vous permet d'être joignable partout où vous voyagez et d'être facilement retrouvé au même numéro.

Vous n'avez pas besoin de vous asseoir à côté du téléphone pour recevoir un appel avec la voix sur IP. Vous pouvez prendre des appels n'importe où, à condition de disposer d'une connexion à large bande. Cela signifie que vous pouvez répondre aux appels et recevoir les messages vocaux par courrier électronique, que vous utilisiez un téléphone portable, un ordinateur portable ou une tablette.

Autre avantage : un système VoIP permet d'avoir des numéros virtuels. Avec ces numéros, le choix d'un indicatif régional (et le fait de ne pas s'en voir attribuer un) permet d'effectuer des appels internationaux sans avoir à payer de frais d'interurbain. La VoIP rend le travail mobile, au niveau local et à l'étranger, plus accessible et moins coûteux.

6. Évolutivité

Avec les systèmes téléphoniques traditionnels, vous devez ajouter de nouveaux numéros et du matériel lorsque vous augmentez votre capacité, et supprimer ces éléments lorsque vous réduisez vos effectifs. Le processus de mise à l'échelle est plus efficace avec la VoIP, et les lignes téléphoniques sont facilement ajoutées et supprimées. Elles peuvent également être adaptées au matériel et aux appareils existants, ce qui vous permet de réduire les coûts lorsque cela s'avère nécessaire.

7. Continuité de l'activité

Avec les télécommunications VoIP, les services téléphoniques et les connexions sont déplacés hors site. Cela réduit la redondance et garantit que les opérations essentielles se déroulent à plein régime. Les communications peuvent continuer dans le cas malheureux d'une panne de courant, et vous ne dépendez pas d'un seul fournisseur pour les rétablir. Partout où il y a une connexion internet, il y a une ligne téléphonique VoIP. Cette souplesse et cette adaptabilité sont essentielles pour assurer la continuité de l'activité et éviter les temps d'arrêt.

8. Flexibilité

La VoIP est beaucoup plus souple que les téléphones traditionnels. Avec ce système, vous disposez de fonctions supplémentaires telles que la messagerie vocale, le renvoi d'appel et la vidéoconférence, qui peuvent améliorer la communication et la collaboration. Ces options vous offrent une plus grande souplesse dans l'utilisation des téléphones pour la conduite des affaires. Vous pouvez passer et recevoir des appels depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet, et les appels téléphoniques peuvent être passés depuis plusieurs endroits avec des employés distants.

9. Qualité de la voix

Il n'y a rien de plus frustrant que de téléphoner à des clients ou à des fournisseurs et de ne pas pouvoir les entendre ou d'avoir des coupures de voix. La VoIP utilisant des connexions numériques de haute qualité pour transmettre les appels, il y aura moins d'appels interrompus, une qualité sonore plus claire et moins de risques de retards ou d'interruptions.

Pourquoi passer à la VoIP ?

Le passage à la VoIP peut être un processus simple et transparent, et les avantages l'emportent largement sur les inconvénients potentiels. Avant de décider si la voix sur IP convient à votre entreprise, assurez-vous que votre bande passante actuelle ainsi que la vitesse et la puissance de l'internet sont capables de supporter le service. Si ces facteurs sont faibles, la qualité du téléphone sera médiocre et potentiellement peu fiable. Pour optimiser la VoIP et maintenir des communications de qualité, il est recommandé d'avoir une ligne pour les appels téléphoniques et une autre pour l'internet.

Comment passer à la VoIP en 5 étapes

Une fois que vous avez déterminé que vous répondez aux critères, voici une procédure simple en 5 étapes pour passer à la VoIP.

Étape 1 : Recherche de fournisseurs VoIP

Pour cette étape, vous devez prendre en compte des facteurs tels que le coût, les fonctionnalités, la qualité des appels, l'assistance à la clientèle et la possibilité d'intégrer le service à votre matériel existant. Les fournisseurs ne manquent pas. Qu'il s'agisse de Teams Phone, de Zoom, de Webex ou d'autres, de nombreuses options et de nombreux facteurs doivent être pris en considération. Vous devrez également évaluer votre système téléphonique actuel et vos besoins. Tenez compte de votre utilisation du téléphone, du nombre d'utilisateurs et du volume d'appels pour déterminer vos besoins en matière de VoIP. De nombreuses sociétés spécialisée en téléphonie sur IP pourront vous assister.

Étape 2 : Prendre contact avec un fournisseur

Maintenant que vous avez décidé du fournisseur avec lequel vous souhaitez aller de l'avant, prenez contact avec lui pour déterminer où vous porterez vos numéros de téléphone existants afin qu'ils restent inchangés sur la VoIP.

Étape 3 : Configurer votre installation

Avec l'aide de votre fournisseur, votre nouvelle configuration intégrera le système VoIP à vos téléphones, smartphones et autres appareils.

Étape 4 : Testez votre nouveau service téléphonique

Effectuez un appel test pour vous assurer que votre nouveau service VoIP fonctionne correctement et que vous pouvez passer et recevoir des appels sans problème.

Étape 5 : Profitez des avantages de la VoIP

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous pouvez commencer à profiter des avantages de votre nouveau service VoIP, tels qu'une meilleure qualité d'appel, des fonctions avancées et des coûts réduits.

Passer à la VoIP

Dans cet article, nous avons examiné ce qu'est la VoIP, les principaux avantages que votre entreprise peut en tirer et comment passer à la VoIP. Récapitulons les principales raisons de passer à la VoIP :

• Réduction des coûts grâce à la diminution des dépenses d'investissement, à l'augmentation de l'évolutivité et de la flexibilité
• Amélioration de la qualité des appels pour une meilleure expérience professionnelle
• Flexibilité accrue pour rendre votre lieu de travail moderne et efficace
• Amélioration de la communication et de la productivité au sein des équipes